Schaeppi Grundstücke:
Digitales Mieterwechsel-Protokoll & Objekt-Zustandsbericht
Schaeppi Grundstücke dokumentiert die Mieterwechsel-Protokolle und Zustandsberichte von Mietobjekten mit HybridForms. Die Teams im Außendienst erfassen die Daten mit der Offline-App auf Windows-Tablets und profitieren dabei von integrierten Funktionen wie Fotos, Skizzen, biometrischen Unterschriften & Konnektivität mit anderen Systemen (ERP, SQL Server Reporting Services).
HybridForms und mobile Formulare im Immobilien-Management
Mit den Protokollen für Mieterwechsel und Berichten zum Zustand von Gebäuden hat Schaeppi Grundstücke zwei zentrale Anwendungen digitalisiert und mobilisiert. Der Großteil der Formulare wird bei Terminen vor Ort ausgefüllt – die HybridForms App mit der sicheren Offline-Funktion garantiert dabei unterbrechungsfreies Arbeiten, auch bei schlechter oder keiner Internetverbindung.
Die Mitarbeiter erfassen die Daten mit mobilen Tablets, ergänzen die Protokolle mit einer ausführlichen Foto-Dokumentation, anschaulichen Skizzen, kurzen Sprachmemos und interaktiven Landkarten. Die Formulare werden direkt am Device mit Digitizer oder Fingergeste handschriftlich unterfertigt – die Unterschriften-Funktion von HybridForms speichert dabei die biometrischen Merkmale datenschutzkonform und verschlüsselt.
Die abgeschlossenen Protokolle werden automatisch per E-Mail als PDF-Datei an die Kunden/Mieter übermittelt. Damit erhalten diese ohne Verzögerungen alle Informationen zur Durchsicht und ihre persönliche Ablage.
HybridForms ist die mobile Erweiterung für bestehende Anwendungen und integriert sich nahtlos in die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Bestehende Systeme werden nicht ersetzt, sondern intelligent miteinander vernetzt und Daten über Schnittstellen unmittelbar mit Drittsystemen wie ERP-Lösungen ausgetauscht. Damit können definierte Formularfelder vorab befüllt, die Daten der abgeschlossenen Formulare dann zurück in die internen Systeme übergeben werden – für optimierte Prozesse.
Über Schaeppi Grundstücke Verwaltungen KG
Das Schweizer Unternehmen Schaeppi Grundstücke erbringt seit über 80 Jahren Dienstleistungen rund um Immobilien – für den einzelnen Hauseigentümer, für private und institutionelle Investoren sowie für Mieterinnen und Mieter.
Der Hauptsitz befindet sich in Zürich, in Basel und St. Gallen verfügt das Unternehmen über Geschäftsstellen.
Zu den Kunden zählen rund 250 institutionelle Immobilien-Eigentümer, 130 Stockwerk-Eigentümergemeinschaften und über 600 Privatpersonen.
Durchgängig digitale & mobile Dokumentation von Mieterwechsel & Gebäude-Zustandsberichten mit HybridForms App & Software
»HybridForms digitalisiert alle Daten vor Ort bei einem Mieterwechsel. Die bisherige Papierversion wird durch elektronische Formulare abgelöst, Schäden können sofort erfasst und allen Beteiligten und unserem internen System zur Verfügung gestellt werden.
Die Formulare werden bereits vor dem Einsatz mit Daten aus unserem System vorbefüllt. Die Verwendung von Standards erlaubt es mir, eigene Workflows zu erstellen und die Daten weiter zu verwenden, die benötigt werden.«
Mobile Formulare & Prozesse in der Immobilienverwaltung: Standardisierte Vorlagen für strukturierte Abläufe, lückenlose Dokumentation & Einhaltung von Compliance-Richtlinien
Probleme und Anforderungen von Schaeppi Grundstücke Verwaltung
Formulare und Datenerfassung spielen in allen Bereichen der Immobilienverwaltung eine wichtige Rolle – wie beispielsweise die Dokumentation von Sachverhalten in Gebäuden, das Erfassen von Mängeln oder Bestätigen von Wohnungsübergaben. Das Ausfüllen der Papiervordrucke bei den Terminen vor Ort, das nachträgliche Abtippen/Einscannen der Daten im Back-Office war zeitaufwändig und hat zusätzliche personelle Ressourcen gebunden.
Um künftig unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden, die Daten schneller für das gesamte Team verfügbar und die Abläufe insgesamt effizienter zu machen, entschied sich Schaeppi für die Digitalisierung der bisher papierbasierten Prozesse.
Lösung mit HybridForms schon im Pilot-Projekt
Learning und Benefits im täglichen Produktiveinsatz
HybridForms mit sicherer Technologie & Enterprise-Funktionen für mobile Anwendungen und effiziente Zusammenarbeit in verteilten Teams im Immobilien-Management
Automation & Schnittstellen
Datenaustausch mit Drittsystemen: Übergreifender Workflow
Multimediale Inhalte direkt & ohne Medienbruch erfassen
Ein Bild sagt (oft) mehr als viele Worte: Fotos, Skizzen und Sprachmemos sind wichtige Bestandteile einer umfassenden Dokumentation bei Inspektionen und Begehungen in Gebäuden und Anlagen.
Mit der erweiterten Skizzenfunktion – mit Pfeilen, Linien, Formen und Freihand-Zeichenstift in verschiedenen Farben und Strichstärken – für Zeichnungen oder Anmerkungen auf Fotos hat das Team ein intuitives Tool für die schnelle Visualisierung zur Verfügung.